La nueva ley de protección de datos se creó con el objetivo de mejorar la seguridad para empresas y aquí desempeñan un papel esencial los administradores de fincas que, por lo general, son los encargados de tratar todos los datos de las comunidades de propietarios donde trabajan.

En mayo de 2016 se publicó el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Este reglamento tendrá efectos a partir de mayo de 2018 y va a introducir algunos cambios importantes en la normativa de protección de datos que se aplica actualmente en España.

Los administradores de fincas y la protección de datos

Los administradores de fincas cumplen con un doble cometido, por un lado, prestan sus servicios a una comunidad de propietarios y, por otro, también son los principales gestores y asesores en todo lo relacionado con la protección de datos de los vecinos. El tratamiento de estos datos está regulado por ley y, en algunos casos, puede tener cierta complejidad.

En ciertos aspectos, el nuevo Reglamento Europeo dará continuidad a la legislación que tenemos en la actualidad, como pueden ser los derechos, conceptos y principios de la protección de datos.

Novedades en la nueva legislación

Sin embargo, sí que hay novedades en el apartado de obligaciones de los responsables y los encargados del tratamiento de datos en el ámbito de las comunidades de propietarios, como la supresión de la obligación de notificar los ficheros a los registros públicos de protección de datos.

Otras novedades en el tratamiento de datos no parece que vayan a tener un impacto importante, como por ejemplo, la obligación de designar un delegado de protección de datos, o el hecho de llevar a cabo evaluaciones del impacto que tiene la protección de datos.

El nuevo Reglamento reserva este tipo de medidas para entidades que lleven a cabo tratamientos que impliquen un nivel de riesgo importante para los derechos y libertades de los titulares de los datos. Esta circunstancia, no parece darse en los tratamientos de datos que se hacen de manera habitual en las comunidades de propietarios.

Tratamiento de datos personales

En su trabajo diario, un administrador de fincas utiliza distintos ficheros con datos personales que pueden tener diversos tratamientos. Uno de los ficheros más habituales es el que incorpora información personal de los vecinos que integran la comunidad de propietarios.

En este tipo de ficheros se lleva a cabo un tratamiento de los siguientes datos personales:

• Nombre del propietario
• Teléfono de contacto DNI
• Dirección postal
• Dirección de correo electrónico

Este fichero suele denominarse «gestión de la comunidad de propietarios» o «fichero de propietarios» y el administrador lo utiliza para la gestión fiscal, contable y administrativa de la comunidad, asegurando el cumplimiento por parte de los vecinos de todas las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y el ejercicio de los derechos de todos los propietarios.

La normativa de protección de datos no impide que la comunidad también disponga de otro tipo de datos personales de los vecinos, siempre que estén relacionados con su condición de propietarios y que no resulten excesivos para la gestión de la comunidad.

Videovigilancia

En el caso que la comunidad de propietarios apruebe la instalación de sistemas de videovigilancia, es decir, la adquisición de videocámaras, esto dará lugar al tratamiento de imágenes de personas físicas. En estos casos, deberá crearse un fichero específico con la finalidad principal de salvaguardar la seguridad y el control de accesos a las instalaciones y elementos comunes del inmueble.

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