Las cámaras de seguridad ayudan a las empresas a vigilar sus instalaciones, investigar incidentes y proteger a las personas y los activos. Pero ¿cuánto tiempo deberían conservarse las grabaciones? La respuesta depende de sus necesidades de seguridad, del almacenamiento disponible y de la normativa y los requisitos de privacidad que sean de aplicación.

Una política clara de retención de vídeo ayuda a que las grabaciones importantes estén disponibles cuando se necesiten, a la vez que se controlan los costes de almacenamiento y las cuestiones de privacidad.

¿Qué determina cuánto tiempo conservar las grabaciones de seguridad?

No hay un único periodo de retención que sirva para todas las empresas. Tenga en cuenta estos factores a la hora de decidir cuánto tiempo conservar las grabaciones:

• Requisitos normativos y sectoriales: Algunos sectores y jurisdicciones tienen normas específicas sobre videovigilancia, privacidad y conservación de registros.
• Investigaciones e incidentes: Las grabaciones pueden ser necesarias para investigar robos, daños materiales o incidentes laborales. Es posible que las grabaciones relacionadas deban conservarse más allá del periodo normal de retención.
• Capacidad de almacenamiento: El número de cámaras, la calidad del vídeo, los ajustes de grabación y el almacenamiento disponible determinan cuántas grabaciones puede conservar su sistema.
• Cuestiones de responsabilidad: Las grabaciones pueden ayudar a aclarar lo ocurrido durante un incidente, resolver disputas o respaldar una reclamación al seguro.
• Necesidades operativas: Las empresas con un inventario valioso, zonas restringidas o gran afluencia de público pueden tener necesidades de retención distintas.

¿Cuánto tiempo deberían conservar las empresas las grabaciones de las cámaras de seguridad?

En función del sistema y de las necesidades del negocio, las grabaciones de las cámaras de seguridad pueden conservarse desde unos pocos días hasta varios meses. El plazo adecuado depende de lo rápido que se detecten los incidentes, de cuánto puedan durar las investigaciones y de si hay requisitos específicos que se apliquen.

Muchos sistemas sobrescriben automáticamente las grabaciones más antiguas cuando el almacenamiento se llena. A menos que las grabaciones se exporten o se conserven de otro modo, una grabación importante podría perderse antes de que alguien se dé cuenta de que la necesita.

A la hora de establecer un periodo de retención, las empresas deberían:

• Elegir un plazo basado en sus riesgos de seguridad y en sus necesidades operativas.
• Confirmar los requisitos legales y normativos aplicables.
• Asegurarse de que la capacidad de almacenamiento sea suficiente para el periodo de retención elegido.
• Definir un procedimiento para conservar las grabaciones relacionadas con incidentes.

Conservar las grabaciones indefinidamente no siempre es la mejor opción. Las empresas deberían sopesar el valor de conservar las grabaciones frente a los costes de almacenamiento y las obligaciones de privacidad.

¿A quién pertenecen las grabaciones de las cámaras de seguridad y quién puede acceder a ellas?

Las empresas deberían saber cómo se gestiona su sistema de videovigilancia y quién es el responsable de sus grabaciones.

• Propiedad y control: La empresa que gestiona el sistema de cámaras controlará por lo general cómo se utilizan las grabaciones, de conformidad con la legislación aplicable y los acuerdos contractuales.
• Almacenamiento y retención: Las grabaciones pueden guardarse en un grabador local, en un servidor o en una plataforma en la nube. Los ajustes del sistema determinan cuánto tiempo se conservan las grabaciones y cuándo se eliminan.
• Permisos de acceso: Limite el acceso al personal autorizado y establezca normas para ver, descargar, compartir y eliminar las grabaciones.
• Responsabilidades del proveedor de monitorización: Un proveedor de monitorización puede responder a las señales de alarma y seguir los procedimientos de seguridad acordados, pero eso no implica que se encargue automáticamente de almacenar o revisar periódicamente las grabaciones de las cámaras.

La monitorización no significa que alguien esté vigilando continuamente sus cámaras de seguridad. Confirme qué incluye su servicio de monitorización y qué responsabilidades siguen correspondiendo a su empresa.

Consideraciones legales y de privacidad

La videovigilancia puede captar información personal, por lo que las empresas deberían conocer sus obligaciones conforme a la normativa de privacidad aplicable.

Entre las consideraciones importantes pueden incluirse:

• Informar a las personas de que se está utilizando la videovigilancia.
• Colocar las cámaras de forma adecuada y evitar la recogida innecesaria de información personal.
• Proteger las grabaciones frente a accesos no autorizados.
• Cumplir las normas aplicables a la hora de compartir las grabaciones.
• Eliminar las grabaciones cuando ya no sean necesarias, salvo que deban conservarse para una investigación o un asunto legal.

Los requisitos varían según el lugar y el tipo de negocio. Consulte a un profesional del derecho o de la privacidad cualificado si no está seguro de qué normas le son de aplicación.

Establezca una política clara de retención de vídeo

Una política de retención documentada ayuda a las empresas a gestionar las grabaciones de forma uniforme y reduce el riesgo de perder pruebas importantes. Su política debería especificar:

• Cuánto tiempo se conservan las grabaciones habituales.
• Dónde se almacenan las grabaciones y cómo se protegen.
• Quién puede acceder, compartir o eliminar las grabaciones.
• Cómo se conservan las grabaciones relacionadas con incidentes.
• Qué gestiona el proveedor de seguridad y qué sigue siendo responsabilidad suya.

Revise su política periódicamente para asegurarse de que refleja sus necesidades de seguridad, las capacidades del sistema y las obligaciones legales. Un plan claro ayuda a su empresa a conservar grabaciones útiles sin mantenerlas más tiempo del necesario.